Klar, Briefe schreibt man längst in Word und am Computer. Doch in erstaunlich vielen Branchen arbeiten Firmen noch altmodisch mit individuellen Textbausteinen und -systemen. Als Treiber für die zunehmende Digitalisierung im Dokumentenmanagement zeigen sich jetzt Finanzamt und Banken.
Der Weg zum papierlosen Büro ist länger als erwartet
Lange Jahre gab es in deutschen Unternehmen eine Vision: das papierlose Büro. Angetrieben durch die Hersteller von PCs, sollte Schluss sein mit umständlichem Tippen auf ausgeleierten Schreibmaschinen. Auch das Bild endloser Reihen von Ordnern, in denen eingegangene Briefe und Durchschriften, Bestandsverzeichnisse und Urlaubslisten abgeheftet wurden, sollte der Vergangenheit angehören. Mit dem passenden Programm, so die Idee von Microsoft, Apple und Co, würde es nur noch fleißige Menschen an Monitoren auf ansonsten leeren Schreibtischen geben.
Obwohl PCs weitestgehend zur Standardausstattung von Büros gehört und die Korrespondenz per E-Mail erledigt wird, ist die Reihe der Ordner nicht kürzer geworden. Ausdrucke werden abgeheftet, man weiß ja nie. Und wenn noch nicht einmal alle Behörden die E-Mail als formgerechte und rechtssichere Kommunikationsform akzeptieren, ist der Weg zur Digitalisierung länger als erwartet
Das Finanzamt – ein Treiber der Digitalisierung?
Doch nun stellt das Finanzamt die Weichen neu. In Kürze müssen im Rahmen der GDPdU alle Belege komplett digital eingereicht werden, was nicht nur den Scanner-Herstellern ein Zusatzgeschäft verspricht. GDPdU? Das heißt nichts weiter als „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“. In sehr vielen Firmen müssen neue Formen des Dokumentenmanagements und der digitalen Ablage eingeführt werden, was den Schritt zur Komplett-Digitalisierung der Büros samt Standardisierung von Dokumenten begünstigen dürfte.
Alles, was digital ins Haus kommt, muss auch digital archiviert werden, von der Rechnung des Online-Providers über die Telefonrechnung bis hin zu Lieferantenbelegen. Und alles, was digital aus dem Haus herausgeht, ist ebenfalls digital und GoBD-konform vorrätig zu halten (GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“). Dann kann das Finanzamt jederzeit die elektronischen Belege prüfen. Was auch das Thema der Datensicherung ganz hoch auf die Prioritätenliste schiebt.
Bits und Bytes für Banken
Doch der Digitalisierungsdruck könnte noch einen zweiten Treiber bekommen: die Banken. Nachdem allzu viele Kunden im Anschluss an die
Kredit-, Darlehens- und Anlageberatung ins Messer oder sogar die Privatinsolvenz gelaufen sind, weil sie sich mit den Finanzprodukten übernommen hatten, wurde die Schraube der Bankenvorschriften massiv angezogen.
Seit 2010 muss für jeden Beratungsvorgang ein Beratungsprotokoll angefertigt werden. Oft werden dabei für jeden individuellen Kunden individuelle Dokumente erstellt – ein zeitaufwendiges Unterfangen, das die Relation zwischen Verwaltungsaufwand und Ertrag für die beratende Bank in ein ungünstigeres Verhältnis bringt. Und die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) moniert nach Stichproben immer wieder den hohen Fehlergrad der ausgewerteten Protokolle.
Klar, dass auch hier ein großer Rationalisierungs- und Effektivitätsdruck besteht. Es gilt, im Zweifelsfall juristisch folgenreiche Fehler zu vermeiden und die Zeit der Mitarbeiter für die wesentliche Tätigkeit zu optimieren – das Beratungsgespräch und den Verkauf der Finanzprodukte. Analog wie eh und je, aber eben digital dokumentiert. Mit einer effizienten Software wie beispielsweise von l-p-a.com kann mittlerweile eine digitale Systematisierung eingerichtet und die Dokumentenerstellung effizient gestaltet werden. Sie spart damit nicht nur Zeit und hilft Fehler zu vermeiden, sondern wird auch den regulatorischen Anforderungen und Vorgaben bezüglich der Finanzprodukte gerecht. Davon lassen sich immer mehr Banken überzeugen.
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