Der Erfolg jeder Veranstaltung liegt vor allem in der richtigen Planung. Das Konzept muss auf die Zielgruppe abgestimmt werden, es gilt die ideale Location zu finden und das Budget darf nicht aus den Augen verloren werden. Wir zeigen, wie Sie Schritt für Schritt ein umjubeltes Event auf die Beine stellen.
Das Erstellen des Grundkonzepts
Zu Beginn stehen die großen Frage: Welche Ziele soll das Event erreichen? Wer sind die Gäste? Was ist der rote Faden des Events? Und wie viel Budget steht insgesamt zur Verfügung? Die Antworten auf diese Frage legen den Grundstein zum Event und sollten deswegen ausführlich besprochen werden. Erst wenn das Konzept steht, ist es sinnvoll, alles weitere zu planen. Denn die Suche nach der passenden Location, Musik, Catering, Deko und mehr hängen ganz von diesem Grundgerüst ab. Der zu Beginn festgelegte roten Faden sollte dabei nie verlassen werden. Nur so gelingt ein rundum stimmiges Event.
Das perfekte Datum und die richtige Location
Wann und wo Ihr Event stattfindet, ist entscheidend. Vor der Festlegung eines Termins ist ein Blick auf den Veranstaltungskalender der Stadt und ihrer Umgebung dringend notwendig. Zwei Events mit ähnlichen oder sich überschneidenden Zielgruppen sollten zeitlich nie zu nah oder gar am selben Tag stattfinden. Ebenfalls vermeiden Sollten Sie Feiertage oder Schulferien, es sei denn es handelt sich um ein ausgewiesenes Freizeitevent für Familien.
Gemäß dem entwickelten Konzept sollte
die Suche nach der passenden Location schnellst möglich beginnen. Gefragte Veranstaltungsorte sind oft Monate im Voraus ausgebucht. Neben der passenden Optik und Größe ist ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl die benötigter Infrastruktur für das Event. Darunter fallen beispielsweise eine Bühne für die Band, Projektionsflächen für Präsentationen, eine professionell eingerichtete Küche und ausreichend viele Toiletten. Den Abschluss der Überlegungen bilden Parkmöglichkeiten und die unkomplizierte Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln.
Nicht den Überblick verlieren
Für alle weiteren Planungsschritte ist das Anlegen einer Checkliste erforderlich. Auf dieser werden - aufgeteilt in unterschiedliche Kategorien - alle zu erledigenden Aufgaben bis ins letzte Detail aufgeschlüsselt. Zu den Punkten mit der höchsten Priorität gehören die Vertragsabschlüsse mit Catering, Fotografen, Transportunternehmen, Technikern, Sicherheitsfirmen und allen anderen externen Dienstleistern. Merchandising wie Kundengeschenke, Flyer oder auch Einlassbänder,
wie von diesem Anbieter, müssen rechtzeitig in Auftrag gegeben werden. Bauen Sie ein Zeitfenster für eventuelle Reklamationen und Neubestellungen ein. Führen Sie außerdem eine Auflistung aller Aufgaben, die Sie an Mitarbeitern und Helfer delegiert haben und halten Sie regelmäßig Rücksprache über den aktuellen Stand der Dinge.
Die letzten Schritte vor dem großen Tag
In den Tagen vor dem Event werden interne und externe Mitarbeiter genauestens über die Abläufe geschult und eine fixe Aufgabenverteilung vereinbart. Legen Sie für jeden Aufgabenbereich eine verantwortungsvolle Kontaktperson fest, die bei Fragen und Problemen schnell und kompetent helfen kann. Eventuelle Showacts vollziehen am Tag vor dem Event eine Generalprobe mit der gesamten Technik. Überprüfen Sie noch einmal ihre komplette Checkliste. Sind alle Aufgaben erledigt, können Sie sich nun ruhig, entspannt und bestens vorbereitet auf ein gelungenes Event freuen.
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